Marco de decisiones

Son decisiones de comienzos y son decisiones que además que se validan o modifican a lo largo de la vida empresarial. Las organizaciones como las personas necesitamos estructura para movernos, dirigirnos, complementar nuestras competencias, capacidades y habilidades, asumir responsabilidades, actuar, etc. Entonces una decisión importante, es la estructura que se le dará a la empresa.

Si eres emprendedor, tal vez pensarás que no es una decisión de inicio, que puedes actuar sin tener una estructura de jerarquía y poder de decisión y distribución de funciones clara – no, no te voy a decir que no puede ser así, porque la realidad es que puede ser como lo decidas – pero puedo asegurarte de experiencias propias y estudiadas que el ambiente sin estructura, sin jerarquía, orden, equilibrio, propósito, visión se vuelve caótico, puedes lograr algunos resultados claros… pero sostenerlos? ¿Preservar la calidad, el talento humano?, ¿lograr objetivos de todas las áreas? En gracia de discusión diré – lo dudo-

Entonces, aquí viene decidir: ¿Qué estructura organizacional le conviene a mi empresa?

Déjame decirte algo, no es una pregunta vacía, con la estructura, empiezas a darle forma a tu empresa, con las primeras 3 decisiones: tendré socio y quién, qué tipo societario me conviene, cuál será mi propósito, cuál es mi visión y misión, soñaste, ideaste la base de la empresa, – con la estructura, empiezas a establecer el edificio empresarial, inicia el hacer necesario para alcanzar el propósito, materializar la visión y ejecutar la misión.

¿Qué logras al definir la estructura de tu empresa?

1. Definir la forma en que se organizan y dividen las tareas y las personas.

2. La jerarquía de los departamentos, áreas y lineamientos de supervisión.

3. Establece la conexión secuencial entre las partes que conforman la empresa.

4. Define los canales y lenguajes y sentido de la comunicación.

¿Cuáles son los tipos de estructura que puedo escoger?

Ok. Quiero que sepas que, día a día, se hacen análisis de tipos de estructura que permitan a la empresa desarrollar su misión, concretar su visión y lograr sus objetivos. Ten presente, esta es una decisión que debe ser validada en el tiempo, analizando el entorno y la coyuntura – como casi todas las decisiones empresariales- grábate esto, la empresa se mueve en un mundo dinámico y esto la obliga a ser flexible y dinámica.

Sin embargo, hoy te presentaré cinco modelos relevantes de estructura empresarial que quiero mostrarte.

Estructura Funcional

VERTICAL: CEO (Chief Executive Officer) es la jerarquía máxima y hacia abajo existen las áreas según sus funciones, que pueden dividirse en equipos a su vez en equipos más pequeños: como ves el esquema arriba, cada área tiene equipos que responden por sus funciones y objetivos. Suele existir un vicepresidente o un COO (Chief Operating Oficer) que deriva del mando del CEO, que es el responsable de la coordinación y resultados generales de la operación y de la ejecución de las directrices del CEO.

Lo recomendaría para comienzos y pocas áreas/departamentos, pero como vez no hay una clara visión dentro de ella en sistemas de comunicación, lógico porque está enfocado en las funciones, pero eso se arregla con los procesos, que es la decisión siguiente.

Estructura Divisional

VERTICAL: CEO máxima jerarquía, hacia abajo no solo importan las funciones, sino que en cada división tiene unas funciones y objetivos que se concretan por parte de las áreas y departamentos que las integran y que tienen unos objetivos comunes y dentro de esas divisiones, áreas que a la vez tienen objetivos que se suman para alcanzar los objetivos de la división.

La recomendaría para organizaciones con más tiempo de existencia y cuyos procesos de producción tienden a ser largos y con integración de muchas áreas o departamentos. En este caso, a través de las divisiones se da mayor enfoque por división para la atención de los asuntos de cada área por cada responsable y la línea de supervisión e informes del COO es más corta.

Estructura Tipo Matriz

Como su nombre lo indica, es pertinente cuando existe una estructura matricial, de tal manera que la estructura bajo el mando del CEO, se divide por Divisiones de la Matriz y dentro de cada división se establecen equipos por regiones o mercados.

Estructura Plana

HORIZONTAL: La máxima jerarquía la tiene el CEO, debajo de él se acomodan en el mismo nivel Gerencias a las que se le establece una misión, funciones, objetivos y debajo de las cual nacen áreas/ departamentos y equipos de trabajo. En este caso, aunque la estructura es simple y horizontal, exige en las cabezas gerenciales las capacidades y competencias para gestionar cada gerencia y sus departamentos y equipos.

En este esquema hay un eje de comunicación e integración entre áreas más limpio y una interlocución de las gerencias como pares y comunicación directa de cada una con el CEO y está abierta igualmente la existencia de un COO. Sin embargo, debo decir que es una estructura de un costo elevado, pues debajo de las gerencias nacerán directores o responsables de equipos. Entonces debe tenerse esta perspectiva dentro de la selección.

Estructura Modular

Esta estructura prevé una decisión de gestión altamente tercerizada, entonces aquí existen unas divisiones bajo el mando del CEO o incluso de un COO, que llevan a cabo la ejecución de los objetivos de su división o área a través de proveedores seleccionados y que gestionan bajo instrucciones y estándar de cada área o división.

Suele ocurrir que el proveedor es una filial o subsidiaria de la sociedad controlante, pero no necesariamente debe ser así. Aquí hay que tener otras consideraciones como manejo de propiedad intelectual, confidencialidad, políticas de calidad, garantías, provisión de materiales, inspectorías, supervisiones, etc.

¿Qué debes tener en cuenta para escoger?

• Que sea coherente con los objetivos y estrategias de la empresa, que establezca jerarquía, orden y equilibrio.
• Que corresponda a una estructura que responda al análisis interno y externo de la empresa, es decir, que combine las necesidades de acción para la concreción de la visión y visión empresarial, con información del sector, el entorno, el tamaño de tu empresa, cuál es el costo de la estructura, la competencia etc.
• Que te permita reflejar los roles y responsabilidades de las divisiones, áreas, departamentos, equipos, es decir, que la estructura entienda y atienda a esta interacción.
• Ten en cuenta siempre que una estructura empresarial es un sistema, por lo tanto, debe existir equilibrio en él entre responsabilidades y funciones.
• Dale importancia a la comunicación e interrelación entre áreas, conforma una estructura que sea una y a la vez la suma de áreas, divisiones, equipos, funciones y objetivos.
• Recuerda que debe ser flexible, la estructura puede y debe ajustarse de acuerdo al negocio, coyunturas y necesidades. Revisa la estructura periódicamente, e imagina alternativas, acompañarte de personas que tengan experiencia en hacerlo e incluye a las áreas con sus ideas en su

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Por Natalia Name Restrepo