Un sistema de calidad implica la identificación y determinación de las acciones que se llevan a cabo para la producción de un bien o servicio por parte de una empresa. El sistema está compuesto por la descripción del hacer, de los recursos requeridos, la interrelación y comunicación de las áreas, determinación de funciones, responsabilidades y límites.  La estandarización te permite observar y aprender del recorrido de la experiencia ejecutoria empresarial que se convierte en parte de la historia de aprendizajes de la empresa.

El cumplimiento de normas de sistemas de calidad estandarizadas no es obligatorio en todos los sectores, sin embargo, se ha convertido en una referencia de confiabilidad y calidad en materia de comercio nacional e internacional. Además, es una eficiente forma de identificar y gestionar riesgos y controlar la operación.

Los sistemas de calidad pueden ser certificados por entidades certificadoras internacionales o por entidades nacionales. Las normas de estandarización de calidad, por ejemplo, la expedida por la International Standard Organization ISO, conocida como ISO 9001 en la versión vigente, requiere que los procesos cumplan el ciclo PHVA por sus siglas en español (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar) o PDVC (Plan, Do, Check, Act) por sus siglas en inglés.  Esto significa que en el proceso descrito debe contener estas 4 etapas que se consideran esenciales para un buen hacer y para aprender y mejorar ese hacer. 

No es difícil, piensa en como tomas tus decisiones, cómo llevas a cabo tus acciones, el método, el orden y la disciplina importan en la vida personal y en la vida empresarial.  Deja claro lo estandarizable, repetitivo o cíclico – eso sí, revisa, mejora – y pon tu mente en innovar. Así como en tu vida te pones objetivos, haces planes, determinas tus recursos y necesidades para concretarlos, los llevas a cabo y evalúas sus resultados y aprendes de las experiencias, en las empresas es también. 

¿Cómo hacerlo en tu empresa?

Pues así. 

1.  A través de entrevistas o de la información de los responsables de procesos, describe por escrito el proceso, funciones, responsables, interrelaciones con áreas,

2. Una vez culminadas las entrevistas y descripciones, diagrama el sistema de todos los procesos y procedimientos interrelacionado con cada una de las áreas. 

3. Con el panorama completo diagramado, verifica que cada proceso cumpla el ciclo PHVA. 

4. Comparte el diagrama con el personal, haz al personal de tu empresa participe de su elaboración, comunica el propósito y objetivos del sistema y escucha sus opiniones, un sistema es una co-creación de todos los que en ellos intervienen.

¿Cómo verificar el cumplimiento del ciclo? 

Hazte las siguientes preguntas:

¿Cuál es el objetivo del proceso?  Una vez obtengas la respuesta, hazte la siguiente: ¿Qué debo hacer para producir el bien o prestar el servicio? ¿Qué necesito? ¿Quién interviene? ¿Cuáles son los riesgos que debo gestionar? Determina el proceso incluyendo esas respuestas y así cumples la etapa del Plan, después continua con la ejecución del plan y lleva a cabo el Hacer, luego verifica que hiciste, qué resultado obtuvo. Por último, evalúa todo el proceso y actúa definiendo ajustes del proceso que puedan llevar a la mejora continua del mismo. 

Usa la Tecnología:

Recuerda que con el advenimiento de IA existen alternativas para sistemas de gestión, con mayor celeridad y simplificación de seguimientos, predicción de mejoras, determinación de planes de acción, acciones correctivas y preventivas con informes automáticos que te ayudan con información para detectar gestionar el riesgo. Igualmente, permiten la capacitación del personal y la dedicación del personal a actividades más creativas y que agreguen mayor valor a la empresa, recuerda que la mente humana enfocada en crear es irremplazable.

¿Aún crees que un Sistema de Calidad es una opción y no una necesidad? En este mundo competitivo, o te adaptas y mejoras, o te quedas atrás. ¿Y tú, ya estás en el camino hacia la excelencia o te estás quedando atrás? ¡Comparte tu opinión!

Por Natalia Name Restrepo